Pozo de ciencia, valioso tesoro

Todo jefe, director o gestor de proyectos informáticos conoce las fases del ciclo de vida de un proyecto cual patrón de barco conoce la ruta a puerto seguro. Concepción, Organización, Desarrollo y Cierre conforman esa hoja de ruta que conducirá a patrón y marineros hacia el éxito de la aventura. Es sabido que ningún proyecto emprendido está exento de contingencias y desviaciones en la planificación trazada a priori, mapa en mano.

Así pues, a menudo se encuentran escollos y arrecifes que no estaban documentados en los mapas cartográficos y que generan retrasos y costes que en ocasiones pueden ser desmedidos. Esta situaciones son normales, así como es habitual que ese otro capitán que saborea un trago de ron junto a nuestra persona en la taberna te susurre de forma arrogante:

—¡Ja ja! ¡Yo estuve navegando el mes pasado por esas aguas y ví los arrecifes que hundieron parte de tu nave esta mañana!
—¡Valiente grumete, ¿y no los identificaste en el mapa para que los demás patrones no incidieran en el error?!— contestamos golpeando la mesa y derramando el poco ron que quedaba en el vaso.

Esto no es mas que uno de los ejemplos de las consecuencias de no documentar los resultados de la gestión de un proyecto informático, bien sea por descuido o por la carga de trabajo al que se esta sometido. Es por eso que habitualmente no se tiene en cuenta una de las fases más importantes del ciclo de vida de un proyecto: el cierre. Normalmente se llega a la aceptación y compromiso final con el cliente y en el mejor de los casos se puede llegar a asegurar la continuidad mediante la venta de un servicio de mantenimiento. Pero en muy contadas ocasiones se documenta cómo ha ido el proyecto, y qué escollos o arrecifes ha encontrado en el camino el capitán, conformando lo que en la metodología PMI se denomina “Pozo de Ciencia”.

Dicho “Pozo” debería albergar los objetivos y planes iniciales, los problemas y desviaciones encontradas, así como los resultados de una pequeña encuesta realizada tanto al cliente como al equipo técnico. Imaginemos que todo Jefe de Proyecto de nuestra empresa dedicara un pequeño esfuerzo a realizar estas tareas y diera cada vez mas forma y conocimiento al “Pozo de Ciencia” de nuestra organización: se obtendrían magníficos resultados futuros. Es cierto que puede llegar a ser complicado o pudoroso airear públicamente los errores y contingencias sufridas, pero como consecuencia se mejoraría la gestión de esos capitanes que se adentran en nuevas aguas, obteniendo una reducción de los plazos de entrega, recursos consumidos, y al fin y al cabo costes añadidos que pueden hacer naufragar nuestro navío en arrecifes no identificados.