La fiabilidad del proveedor de seguridad

Por todos es conocido el hecho de que el mejor producto que pueda fabricarse, o servicio que pueda proveerse, necesita de una gestión de marketing para su promoción en el mercado al que va dirigido; por bueno que sea, un producto o servicio no se vende si no se da a conocer. La labor del personal de este departamento, tantas veces infravalorada por otras áreas de la empresa es la que da vida a la misma, mediante la promoción de productos y servicios para la obtención de contratos y pedidos por parte de los clientes. Esta tarea es casi siempre callada y confidencial, con el objeto de evitar que otros competidores puedan estar informados de las posibilidades de negocio de la compañía, y sólo cuando una contratación se produce, se anuncia, anuncio que casi nunca transmite de manera evidente el esfuerzo que ha requerido la venta, y más aún en el caso de nuevos clientes.

Sin embargo, en todos los sectores existen factores que el personal de Marketing no ignora y que son decisivos a la hora de valorar las posibilidades de obtener un contrato con un cliente. En el caso que nos ocupa, los servicios de seguridad, hay una serie de componentes que facilitan o complican la presentación de ofertas y sus posibilidades de éxito, y que posteriormente serán los que condicionen la satisfacción del cliente y su fidelidad.

Inicialmente, el cliente valorará el producto o servicio ofrecido, y verá si satisface sus necesidades. En caso de ser así, pasará a valorar al proveedor que se lo ofrece, para lo cual evaluará la infraestructura de soporte de la que el proveedor dispone, las ventajas particulares que le aportaría dicho proveedor frente a otros (valor añadido), y considerará el nivel de satisfacción que otras empresas o clientes usuarios del mismo servicio puedan aportarle como referencia. En definitiva, lo que está haciendo es contrastar la fiabilidad del proveedor antes de realizar la contratación.

Es aquí donde la gestión interna del proveedor, su estructura, su eficacia y su coste van a jugar un papel importante para que el posible cliente juzgue conveniente o no depositar su confianza en él. Además, la información que un cliente satisfecho o insatisfecho puede aportar en estos casos es clave para la obtención de nuevos contratos, y podemos decir que en ese instante, se está valorando sobre todo la fiabilidad y actitud del personal que presta el servicio, mas que la marca o nombre de la empresa proveedora.

Entrando en materia, en lo que concierne a servicios de gestión y seguridad de la información, la actitud de los empleados que prestan el servicio, la calidad de los procesos que intervienen en el control de problemas y solución de los mismos, el tiempo de respuesta y duración de los incidentes, así como la posible repetición o desaparición de estos, son factores clave a la hora de valorar los servicios de un proveedor, y serán transmitidos por el cliente “experto” al “futurible” de una forma positiva o negativa, de acuerdo a su situación y nivel de satisfacción con dicho proveedor.

Por ello, el personal de soporte resulta, más en ocasiones que otras personas igualmente vitales pero menos visibles, un elemento crucial en el posible éxito o fracaso del área de servicios de una empresa, tanto por parte del proveedor de dichos servicios (fundamental) como por parte del equipo interno del cliente. Al fin y al cabo, ambos van a menudo de la mano, y el entendimiento y colaboración entre ambas partes llevará al éxito o fracaso del servicio, con independencia del nivel de gravedad de los incidentes que se produzcan; al respecto, suele ser más lesiva una permanencia repetitiva de incidencias de bajo nivel a la que nadie presta la debida atención, pero que comprometen a empleados del cliente, que un incidente de nivel alto solucionado con prontitud, ya que siempre pesará más el día a día que la situación excepcional, sin negar la importancia que tal hecho tenga.

Para que el equipo de soporte alcance el nivel de prestaciones y desempeño que de él se espera, será también necesario organizar internamente el equipo, definiendo roles y responsabilidades (job descriptions), medios de medición de cumplimiento, etc., pero también facilitando herramientas eficaces y claras a los responsables del servicio, de modo que cada cuál sepa qué debe hacer en cada caso, y cuales son las soluciones que puede aportar. Para ello, métodos, procedimientos y políticas serán fundamentales, no bastando con redactarlas y publicarlas sino que será necesario un entrenamiento y puesta al día periódicamente, para alcanzar una alta fiabilidad. En este asunto, el trabajo planificado, los controles de errores, la inspección y test preventivos son fundamentales, pero también la permanencia del personal en su puesto (baja rotación), preservando la experiencia y el conocimiento necesario, tanto sobre su entorno de trabajo como sobre el de los clientes a los cuales presta el servicio. Todo ello proporcionará un importante incremento en la eficacia del servicio.

Es pues necesario recalcar que la labor de venta de un servicio y la contratación del mismo no son artes que una empresa pueda desarrollar sin tener una base de soporte bien asentada y un personal eficaz y responsable que conozca la importancia de su trabajo y lo crucial de sus relaciones con los clientes. La seguridad de los servicios, como en tantos otros negocios, no es solamente un tema técnico sino que está influenciada por un factor humano que los condiciona enormemente.

En 37 años como proveedor y cliente de servicios de seguridad y gestión de la información, he visto toda clase de problemas, graves y menos graves, resueltos con prontitud o con dificultad, pero siempre el factor de confianza en el equipo humano que daba el soporte ha sido crucial en la toma de decisiones posteriores y en la valoración de nuevos contratos. Formación y titulación de los técnicos son factores que generalmente no están al alcance del posible cliente, pero eficacia, disponibilidad y confianza son términos que se manejan con claridad a la hora de que un responsable de contratar un servicio haga una propuesta a la dirección de su empresa. Para ello, siempre contrastará otras experiencias antes de decidir y por ello, de nuevo el personal que presta el servicio es una de las claves de éxito.