Si recuerdan, la anterior entrada de la serie la dedicamos a las auditorías iniciales de selección de proveedores. En esta ocasión vamos a hablar acerca de las auditorías de evaluación de proveedores y seguimiento de su desempeño.
Como ya se indicó, el objetivo de las auditorías de evaluación de proveedores es el de verificar el grado de cumplimiento de todos los compromisos adquiridos por contrato, especialmente de todo aquello que tenga que ver con calidad y niveles de servicio, aspectos relacionados con la seguridad y cumplimientos de plazos.
El alcance de una auditoría de seguimiento de proveedores queda enmarcada dentro del objeto y alcance del contrato. Los criterios de auditoría los compondrán, por tanto, las disposiciones contenidas en la documentación de carácter contractual generada, es decir, en el contrato firmado por ambas partes (incluidos anexos y referencias) o en el tándem pliegos de contratación más propuesta ganadora, si se trata de una licitación abierta. También forman parte de los criterios de auditoría todas las disposiciones legales que resulten de aplicación en relación con el contrato y los bienes o servicios objetos de contratación. Ya dijimos que los requisitos legales deben formar parte de los criterios de auditoría de manera inexcusable y la evaluación de su cumplimiento debe abordarse sistemáticamente dentro del proceso de auditoría.
A las auditorías de seguimiento de proveedores debemos traernos toda la información relevante de que dispongamos en nuestra organización para el periodo a analizar (pedidos, informes de servicio, planificaciones, actas, comunicaciones, mediciones, incidencias, indicadores, SLAs…).
Sirvan aquí todas las directrices indicadas para las auditorías iniciales de selección de proveedores:
- Debe acordarse un calendario de auditorías con fechas concretas y que contemple la disponibilidad de las personas claves de la organización (nuestros interlocutores durante la visita).
- Altamente recomendable una sólida formación en técnicas de auditoría y una amplia experiencia en conducción de auditorías por parte de los auditores, además de poseer amplios conocimientos y experiencia en los aspectos técnicos de los bienes/servicios objeto de contratación.
- Debemos ser capaces de llegar al fondo de la cuestión y de evidenciar (cruzando datos, revisando informes, recabando opiniones, analizando registros…) el cumplimiento o incumplimiento de los extremos acordados por contrato. Esto es especialmente importante si se han producido incidencias y se pretende solicitar la ejecución de las cláusulas compensatorias incluidas en el contrato.
- Deben registrarse los resultados y conclusiones de la auditoría en un informe ejecutivo, enfocado a la toma de decisiones, en el que se identifiquen de manera clara y sin lugar a la interpretación los incumplimientos detectados por un lado y aspectos mejorables por otro, así como posibles puntos fuertes de los bienes/servicios recibidos.
El objetivo de este tipo de auditorías es triple:
- Disponer de un feedback completo y objetivo de la adecuación de los servicios subcontratados (y solicitar la ejecución de las cláusulas compensatorias acordadas en caso contrario).
- Verificar el correcto desempeño del proveedor y el cumplimiento de las condiciones establecidas por contrato, información relevante para las revisiones de contrato (incluyendo revisiones de precios).
- Mejorar los niveles de servicio, entregas, etc. de cara a fomentar una relación de confianza con el suministrador, mutuamente beneficiosa para ambas partes y duradera en el tiempo.
La salida del proceso de auditoría de seguimiento y evaluación de un proveedor debe ser pues la constatación de su capacidad para proporcionar bienes y servicios acordes a las necesidades de nuestro negocio así como ofrecer la posibilidad de introducir modificaciones en el contrato que resulten en mejoras en los niveles de calidad y seguridad de entrada en nuestra organización, ligados o no a variaciones en el precio. En caso contrario la salida del proceso puede ser una propuesta de transferencia del servicio a otro proveedor. Siempre será una opción. He oído muchas veces decir que en una empresa mandan sus clientes; en este caso nosotros contratamos, nosotros mandamos.
Si lo que procede es un cambio de proveedor podemos echar mano del ranking de posibles proveedores obtenido en la auditoría de selección de proveedores (si no ha transcurrido demasiado tiempo desde la misma) o, alternativamente, iniciar un nuevo proceso de selección de posibles candidatos.
En una próxima entrada, última de la serie, plantearemos una serie de reflexiones y consejos en relación a las auditorías de segunda parte en general.
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