Vivimos en una sociedad que gravita alrededor de la información, por lo que no cabe duda de la importancia que cobran hoy en día las capacidades y habilidades de comunicación. Con independencia del tipo de proyecto, servicio o actividades, saber transmitir la información de manera eficaz y eficiente a los responsables y agentes interesados es sin duda un aspecto crítico.
Indudablemente, la comunicación es un proceso esencial de cualquier organización, capaz de propulsar y revalorizar otros procesos estratégicos o primarios. En el ámbito profesional, una parte importante de esta comunicación se materializa en los informes, debido a su carácter más formal y elemento de transmisión de información tanto vertical como horizontal. Por ello, deben responder a los habituales principios de la comunicación: transparencia y accesibilidad según el modelo de clasificación de la información, de modo que estén disponibles a todas las partes interesadas; idoneidad, para que sus contenidos sean pertinentes a los destinatarios; credibilidad, proporcionando información veraz, exacta y apropiada; y claridad, resultando comprensibles y huyendo de toda ambigüedad. Más allá de estas variables, nunca se debe olvidar que los informes suelen utilizarse como herramientas de apoyo a la decisión.
Elaboración de informes
Generalmente, el informe servirá como contenedor de la información obtenida después del análisis y valoración de un conjunto de datos. Aunque frecuentemente los informes aparecen ligados a tareas de medición, evaluación, control y mejora continua de un proyecto o de un servicio, un común denominador de cualquier tipo de informe es su orientación al futuro, como disparador de alguna decisión.
Pero, al mismo tiempo, no debe dejarse de lado la realimentación por parte de los destinatarios, de cara a perfeccionar los futuros informes, incrementando así el nivel de satisfacción de aquellos. No hay que olvidar, tampoco, que en el caso de un informe de un servicio, resulta muy recomendable que los requisitos del informe sean acordados con el cliente.
Estos son algunos de los tipos de informes más usuales:
- Informes de estado: describen en qué punto se encuentra un proyecto o un servicio en relación a una línea base previamente definida.
- Informes de avance: describen lo que se ha logrado, cuánto se ha realizado, cuánto se ha entregado, cuánto se ha consumido,…
- Informes de tendencia: examinan los resultados a lo largo del tiempo para valorar si el desempeño mejora o se deteriora.
- Informes de proyección: predicen el estado y desempeño futuro.
- Informes de variación: comparan los resultados reales con una línea base predefinida.
- Informes de monitorización de riesgos: analizan los diferentes eventos que podrían impactar en el desempeño de un proyecto o de un servicio.
- Informes de recursos: desarrollan las tareas asignadas a un equipo y el momento de su realización.
- Informes de auditoría: recogen las conclusiones extraídas por un auditor acerca de las evidencias obtenidas en el marco de una auditoría.
- Informes de revisión de calidad: ofrecen una visión general del estado de todas las actividades de gestión de calidad del proyecto o del servicio, presentando los principales resultados de garantía y control de calidad, no conformidades, oportunidades de mejora, recomendaciones y acciones de remediación.
- Informes de estado del proveedor: preparado periódicamente por el contratista de un proyecto o de un servicio para presentar la situación correspondiente a determinado plazo, proporcionando también pronósticos, eventuales riesgos y problemas para periodos futuros.
A la hora de elaborar un informe estas son algunas de las orientaciones básicas que deben seguirse:
- El primer elemento que condiciona la elaboración del informe es el colectivo de destinatarios para el que se redacta. Evidentemente, en ocasiones dicha audiencia no tendrá una naturaleza uniforme, pero siempre habrá que tratar de adaptar los registros del informe a los conocimientos, necesidades e intereses de dichos destinatarios.
- Definida la audiencia objetivo, el siguiente paso será la definición de un guion que aborde todos los asuntos que son del interés del receptor del informe. Normalmente, las organizaciones habrán ido desarrollando plantillas para cada uno de los tipos de informe habituales.
- El siguiente paso será desarrollar el contenido del informe y, en esta tarea, habrán de observarse ciertas reglas:
- Por una parte, resulta imprescindible contextualizar el informe, ya sea en un periodo de tiempo concreto, en un proyecto o en un servicio determinados, en un evento o incidente específico, etc.
- Una parte especialmente crítica de un informe es el apartado comúnmente denominado “Resumen ejecutivo”. Aunque sea redactado en las últimas fases de su elaboración, debe ocupar uno de los primeros apartados del documento. De todos es sabido que el destinatario del informe, dependiendo de su nivel de responsabilidad, le dedicará más o menos tiempo a su análisis y consideración, por lo que es crucial un apartado que presente de forma resumida las principales evidencias y conclusiones del informe, ofreciendo los datos necesarios para la toma de decisiones; frecuentemente, él ya dispondrá de personal a quien asignar la tarea de análisis completo y detallado del documento.
- El final del apartado “Resumen ejecutivo” es el punto de partida para el desarrollo del guion trazado, el cuerpo del informe. Esta tarea vendrá precedida de un esfuerzo de recopilación y análisis de los datos e informaciones que conforman el epicentro del informe; el responsable de la elaboración del informe deberá aportar sus competencias y capacidades en la interpretación de aquellos. Naturalmente, por lo general no será necesario que los citados datos se integren en bruto dentro del informe; solo en aquellas circunstancias en que los datos de partida constituyan un valor añadido para los destinatarios, deberán formar parte de alguno de los anexos del informe. Como regla general, debe procurarse que el cuerpo del informe no contenga más información de la precisa, relegando a los anexos todo aquello que resulte complementario para el entendimiento del documento y para la toma de decisiones; el redactor siempre debe evitar a los destinatarios que “los árboles les impidan ver bien el bosque”, ya que un exceso de datos podría resultar contraproducente.
- En los últimos apartados del informe, de acuerdo al guion definido, es importante que se presenten con claridad las conclusiones del documento. Además, en ocasiones, dependiendo de su naturaleza y finalidad, así como del rol del redactor, también será conveniente un apartado de “Recomendaciones”.
- Por último, resulta aconsejable una tarea de revisión por parte de un colaborador del redactor que le ponga a salvo de cualquier desliz en la redacción del informe, ya sea desde la perspectiva meramente ortográfica y formal como en relación a la adecuada exposición y facilidad de comprensión de los contenidos.
Corolario
En definitiva, los informes, por su relevancia en los procesos de toma de decisión, constituyen una poderosa herramienta y, por lo tanto, deben ser objeto de un cuidadoso proceso de elaboración. Aunque el empleo de plantillas corporativas pueda facilitar su elaboración, cualquier informe debe ser sometido al tamiz de una metodología establecida que impida dejar en el tintero cualquier elemento clave de su estructura y contenidos.
