En un proceso continuado a lo largo de los últimos lustros, los términos de gobernanza y de buen gobierno han venido adquiriendo un creciente protagonismo en todo tipo de organizaciones que, o bien han buscado mejorar su nivel de madurez o, en otros casos, se han visto sometidas a los requisitos de nuevos marcos sectoriales de control.

La preocupación por los problemas de “gobierno corporativo” en todo tipo de organizaciones apareció por primera vez en el “Informe Cadbury” (Reino Unido, 1992); este informe recogía un “código de buen gobierno” al que debían adherirse las corporaciones que cotizaban en la bolsa de Londres.

Posteriormente, en 1999 y 2004, la Organización para la Cooperación y Desarrollo Económico, OCDE, publicaría las primeras ediciones de sus “Principios de Gobernanza Corporativa”.

En 2004 los investigadores del Instituto de Tecnología de Massachusetts, MIT, Peter Weill y Jeanne Ross propondrían seis activos clave que deberían ser objeto de prácticas de gobierno en cualquier organización:

• Los activos financieros,
• los activos físicos,
• los recursos humanos,
• el esquema de relaciones de la organización,
• la propiedad intelectual, y
• la información y las Tecnologías de la Información.

En las últimas semanas (y meses) las aplicaciones móviles de apoyo a la lucha contra el virus se han erigido en uno de los múltiples prismas desde los que analizar la pandemia ocasionada por COVID-19; como otros tantos, en medio de este escenario repleto de riesgos e incertidumbre, esta perspectiva ha emergido acompañada de una importante dosis de polémica y controversia.

Por un lado, están las aplicaciones focalizadas en las funcionalidades de geolocalización de los ciudadanos; por otra parte, las aplicaciones de autodiagnóstico; y como punto en común a todas ellas, las potenciales limitaciones al derecho fundamental de protección de datos personales. En el ámbito europeo, diferentes interesados han saltado a la arena de una u otra forma: desde la propia Unión Europea, emitiendo sus recomendaciones; pasando por los proveedores de las propias aplicaciones, con Apple y Google como actores más renombrados; hasta las autoridades nacionales, las regionales u otros estamentos públicos reguladores, como es el caso de la Agencia Española de Protección de Datos.

Vivimos en una sociedad que gravita alrededor de la información, por lo que no cabe duda de la importancia que cobran hoy en día las capacidades y habilidades de comunicación. Con independencia del tipo de proyecto, servicio o actividades, saber transmitir la información de manera eficaz y eficiente a los responsables y agentes interesados es sin duda un aspecto crítico.

Indudablemente, la comunicación es un proceso esencial de cualquier organización, capaz de propulsar y revalorizar otros procesos estratégicos o primarios. En el ámbito profesional, una parte importante de esta comunicación se materializa en los informes, debido a su carácter más formal y elemento de transmisión de información tanto vertical como horizontal. Por ello, deben responder a los habituales principios de la comunicación: transparencia y accesibilidad según el modelo de clasificación de la información, de modo que estén disponibles a todas las partes interesadas; idoneidad, para que sus contenidos sean pertinentes a los destinatarios; credibilidad, proporcionando información veraz, exacta y apropiada; y claridad, resultando comprensibles y huyendo de toda ambigüedad. Más allá de estas variables, nunca se debe olvidar que los informes suelen utilizarse como herramientas de apoyo a la decisión.

Sin duda, todos ustedes conocerán al célebre estadístico norteamericano William Edwards Deming, firme defensor de la necesidad de transformación de la industria americana en el último tercio del pasado siglo XX y que, al mismo tiempo, desarrollaría una próspera y relevante carrera profesional durante la reconstrucción de Japón posterior a la Segunda Guerra Mundial.

Con toda probabilidad, la mayoría de ustedes estarán familiarizados con los “14 principios de la Calidad Total de Deming”, cuyo cuarto principio establece que:

Don’t award business based on price; minimize total cost by having single suppliers on long-term relationships of loyalty and trust

Es decir, algo así como: “acabe con la práctica de realizar negocios fundamentados en el precio; en lugar de ello, minimice el coste total por medio de unos pocos proveedores sobre la base de relaciones a largo plazo cimentadas en la lealtad y la confianza”.

Naturalmente, un principio es una idea fundamental que debe regir un pensamiento o una conducta… ¡lo cual no significa que sea posible llevarlo a la práctica en todo momento y circunstancia!

En mayor o menor medida, por todos son conocidos los requisitos de la norma ISO/IEC 27001 en relación a la información documentada. Atendiendo al mandato:

“el sistema de gestión de seguridad de la información de la organización debe incluir la información documentada requerida por esta norma internacional, así como aquella otra que la organización determine que es necesaria para la eficacia del sistema de gestión de seguridad de la información”

Cada entidad deberá crear, actualizar y controlar un conjunto nada desdeñable de documentos: políticas, Declaración de Aplicabilidad, alcance, revisiones por la dirección, procedimientos, normas reguladoras de la gestión de controles de seguridad, hojas de cálculo, formularios, listas de control, registros,…

Afortunadamente, cada día son más las empresas que, convencidas de los beneficios de articular y normalizar sus actividades sobre la estructura de sistemas de gestión, van adoptando e implantando algunos de ellos: desde el primigenio Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001, pasando por el Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001, el Sistema de Gestión de la Continuidad de Negocio ISO 22301 o los más afines con las Tecnologías de la Información, el Sistema de Gestión de Servicios ISO 20000-1 y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información ISO 27001.

Pero, en el marco de este esfuerzo continuado y creciente de implantación de un Sistema Integrado de Gestión que aglutine los diversos sistemas de gestión de la empresa, ¿qué ocurre cuando el alcance de los primeros sistemas de gestión resulta demasiado genérico para su transposición a los nuevos sistemas de gestión que se van incorporando a dicho sistema integrado?

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Por todo el mundo son conocidas las dificultades de los departamentos internos de Tecnologías de la Información (TI) para alcanzar y mantener “El Dorado” de su integración en los procesos de negocio de sus compañías. Los cambios constantes y la transformación del negocio son una característica intrínseca de cualquier sector; incluso entre los más exitosos, quien no evoluciona corre un serio riesgo de quedar en la cuneta más pronto que tarde.

Inmersos en esta dinámica, los departamentos internos de TI se afanan por adaptarse, no quedar rezagados del negocio y, en su caso, gestionar el “shadow IT” y sus consustanciales problemas de seguridad para las compañías. ¿Dónde se encuentra la raíz de los problemas?, ¿solo es un problema de tecnólogos poco decididos a seguir el ritmo del negocio o hay algo más profundo?

Como punto de partida cabe admitir que los proveedores internos de TI comparten unas características y vocación comunes: en primer lugar, se afanan en proporcionar al negocio capacidades basadas en la utilización de TI; además, se ocupan de administrar esas capacidades; y, finalmente, aspiran a convertir la TI en un elemento de ventaja competitiva a través de la innovación que introducen estas tecnologías. Corresponde entonces analizar los espacios de confluencia entre las necesidades y expectativas de negocio y, por otro lado, las actividades que vertebran el empleo de la TI.