(La entrada de hoy es la quinta colaboración de Francisco Benet, que como ya les hemos comentado anteriormente es un amigo de algunos de nosotros y familia de algún otro que tiene gran experiencia en la gestión e integración de sistemas, protección de datos de carácter personal y evaluación de soluciones de integración de software y hardware, entre otros aspectos. Esperamos que les guste.)
La documentación de una empresa es como su vida misma, ya que define generalmente su negocio. Esta es la razón por la que la retención de documentos es un factor clave para las organizaciones. Podemos definir la retención de documentos como el periodo de tiempo que un documento (ya veremos cómo definir que es un documento) debe estar ‘vivo’ o ‘accesible’ para poder ser usado; es como aquel traje que sólo nos ponemos para ir a la misa del gallo: debe estar ahí para el día que lo necesitemos.
Hoy y aquí intentaremos acercar un poco más este aspecto legal y técnico tan poco ‘trabajado’.
Para empezar, todo este ’embrollo’ debe comenzar, cómo no, con la generación de una política, que esté en consonancia con la Política de Clasificación de la Información (ver estas dos entradas sobre el tema). Hay que destacar que un aspecto crítico en todo este jaleo es el aspecto legal, ya que el documento en sí mismo puede tener unos aspectos legales importantes que constituyen el principal handicap (y que veremos más adelante).
Por tanto, en la definición de dicha política esta altamente implicado el departamento legal, tanto para definir los periodos de retención, como para poder traducir todos los requerimientos legales en la definición del par categoría del documento-período de retención. Otros participantes deberán ser Dirección y el Responsable de Seguridad, como responsables y encargados de implantar y hacer cumplir dicha política (aunque la figura puede ser otra). Otro de los principales problemas que no debemos olvidar es la destrucción de la información no necesaria; esto deberá estar plasmado en la política.